Ремонт и цифровизация: новости научного архива Кольского научного центра

Для хорошей работы в архиве недостаточно просто собрать в одном месте множество документов и фотографий. Необходимо тщательно их структурировать, чтобы быстро получать ответ на любой запрос. Необходимо обеспечить правильные условия хранения, чтобы продлить жизнь документам.

В 2024 году в Научном архиве Кольского научного центра были отремонтированы архивохранилище и читальный зал. Теперь они соответствуют требованиям правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Подобного ремонта в стенах архива не было с 1997 года!

Кроме частичной реконструкции стен и дверных проемов, в хранилище укрепили пол, чтобы заменить старые стационарные стеллажи на современную мобильную систему хранения. Мобильные архивные стеллажи были переданы Научному архиву ФИЦ КНЦ РАН из Полярно-альпийского ботанического сада-института им. Н.А. Аврорина, где до настоящего времени они сохраняли гербарий ПАБСИ КНЦ РАН. А возможность такая появилась после приобретения для гербария специализированных стеллажей, обеспечивающих более комфортную среду для сохранения образцов.

Благодаря новой системе общая длина полок Научного архива увеличилась на 8%, но занимаемая ими площадь уменьшилась на целую четверть. Это позволит  доукомплектовать хранилища еще несколькими рядами мобильных стеллажей и решить проблему перспективного пополнения архива. На новых мобильных стеллажах разместились 8660 из 9725 единиц хранения, к фондам составили новые топографические указатели.

– Именно подарок Ботсада и запустил другие мероприятия в Научном архиве, в том числе и ремонт в помещениях, – говорит главный ученый секретарь Кольского научного центра Алексей Карпов – емкость хранения фондов увеличилась примерно на 30% благодаря трансформируемости и мобильности стеллажей под документы различного формата.

Не менее важным для любого архива является организация климата в хранилище. Новое компактное устройство приточной вентиляции отвечает за поддержание и регулировку правильного режима температуры и влажности, а удаление вездесущей архивной пыли обеспечивает мощный аккумуляторный пылесос. Для комфортной работы с документами в архивохранилище и читальном зале смонтировано современное освещение, а в ближайшее время появится новая мебель.

Несмотря на ремонт, который продолжался все лето и начало осени, в архиве не прекращалась работа по комплектованию и учету фонда. Так, на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение сотрудники архива представили 12 описей и разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу – 1584 единиц хранения. Все описи утвердили, поставили на государственный учет и включили в Архивный фонд Российской Федерации. Это 758 дел постоянного хранения. В течение года в архив принял сто единиц хранения управленческой, научной документации и документов по личному составу.

Проверяя наличие и состояние документов, перемещая дела на временные, а затем и новые стеллажи, сотрудники архива перепрошивали их, подклеивали листы, обновляли обложки, уточняли заголовки дел и вносили изменения в учетные документы.

Сегодня в архивное дело активно внедряются новые возможности, связанные с появлением новых форм хранения документов в электронном формате, информацию обрабатывают с помощью новых инструментов. Начатая еще в 2013 году работа по переводу справочного аппарата к архивным документам – описей и каталогов – в «цифру» с размещением описей на сайте Информационной системы «Архивы Российской академии наук» существенно упростила поиск документов. Полноценное внедрение современных технологий в архивную деятельность Кольского научного центра произошло в 2022 году с помощью предоставленного Росархивом программного комплекса «Архивный фонд». В автоматическом режиме была обновлена информация на сайте ИСАРАН, обновлена контактная информация, загружены заголовки дел научных документов фондов Кольского научного центра, Геологического и Горного институтов, Института химии, Института экономических проблем, Института проблем промышленной экологии Севера, Центра физико-технических проблем энергетики Севера, Института информатики и санатория-профилактория «Имандра». Теперь по ключевым словам в этих фондах можно найти конкретный документ. Сейчас в программный комплекс «Архивный фонд» введено 21497 заголовков единиц хранения. Это без малого три четверти всех дел, находящихся на хранении в архиве.

На повестке дня оцифровка хранящихся в архиве документов, а в перспективе Научный архив может стать частью единой архивной информационной системы РФ, которая сегодня уже включает в себя научно-справочный аппарат 13 федеральных архивов.

Сегодня Научный архив Кольского научного центра РАН превращает «бумажный» фонд в современный  доступный инструмент для ученых, исследователей Кольского края и просто любителей истории. Таким образом, используя и усовершенствуя методы анализа данных, их структурирования и доступа к информации на базе компьютерных программ, Научный архив обеспечивает новые подходы в развитии гуманитарных исследований.